Je eerste medewerker aannemen: wat je regelt voor dag één

Voordat je eerste medewerker begint, meld je je als werkgever aan bij de Belastingdienst, controleer je zijn identiteit en leg je de afspraken schriftelijk vast. Volgens de Belastingdienst moet de aanmelding er uiterlijk zijn op de dag waarop de eerste werknemer begint. Daarnaast heb je een arbodeskundige nodig, een RI&E en een loonadministratie. Dit zijn de stappen op een rij, naar het stappenplan van Ondernemersplein.

Een voorbeeld van de planning

Stel dat je medewerker op 1 maart begint. Een paar weken ervoor check je of er een cao geldt, rond je het contract af en vul je het aanmeldformulier in; uiterlijk op 1 maart moet de aanmelding bij de Belastingdienst binnen zijn. Op de eerste werkdag controleer je voor aanvang van het werk het identiteitsbewijs en leg je de loonstaat vast. Binnen een week na de start zet je belangrijke informatie over de baan op papier, en binnen een maand nogmaals. De Aangiftebrief loonheffingen komt volgens de Belastingdienst meestal binnen een week nadat de eerste werknemer is begonnen.

1. Kijk of een werknemer de beste keuze is

Ondernemersplein begint met de vraag of je een werknemer nodig hebt of het werk aan een zzp'er kunt uitbesteden, en of een tijdelijk of vast contract past. Reken de personeelskosten door, kijk naar de risico's en bedenk wat je doet als iemand ziek wordt. Heb je iemand met een tijdelijk contract in gedachten, lees dan eerst hoeveel tijdelijke contracten je mag geven.

2. Meld je aan als werkgever

Je meldt je aan met het formulier 'Melding Loonheffingen Aanmelding werkgever' van de Belastingdienst. Daarna krijg je een loonheffingennummer en een Aangiftebrief loonheffingen, meestal binnen een week, soms langer als de Belastingdienst om extra informatie vraagt. In die brief staan de tijdvakken waarover je aangifte doet. Het nummer is nodig om loonheffingen in te houden en aangifte te doen. Betaal je premies voor werknemersverzekeringen, dan volgen er nog brieven met je sector en je gedifferentieerde premie voor de Werkhervattingskas.

De premies die je als werkgever betaalt zijn de premies voor volksverzekeringen, de premies voor werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw. Je betaalt ze aan de Belastingdienst.

Meld de komst van personeel ook aan de KVK met het wijzigingsformulier. Elke verandering in het aantal mensen dat voor je werkt, moet je doorgeven.

3. Controleer de identiteit

Voordat de werkzaamheden beginnen, controleer je het identiteitsbewijs van je werknemer. Bewaar een leesbare kopie in je administratie, met het burgerservicenummer goed zichtbaar. Voor de loonadministratie leg je voor de eerste werkdag ook de gegevens voor de loonheffingen vast en maak je een loonstaat. De Belastingdienst raadt aan het nummer inkomstenverhouding bij 0001 te laten beginnen.

4. Leg afspraken schriftelijk vast

Spreek salaris, werktijden en vakantiedagen af, na te hebben gekeken of er een cao voor jouw sector geldt. Wat je daarnaast afspreekt, mag niet in strijd zijn met wet of cao. Ondernemersplein schrijft dat je belangrijke informatie binnen één week en nogmaals binnen één maand na de start op papier moet zetten. De KVK noemt arbeidsduur, salaris, werktijden en vakantiedagen als de afspraken die je minimaal op papier zet. Een proeftijd mag maximaal twee maanden duren. Een concurrentiebeding is optioneel.

5. Betaal minimaal het minimumloon

Vanaf 21 jaar geldt het wettelijk minimumuurloon, vanaf 15 tot 21 jaar het minimumjeugdloon. Beide bedragen worden op 1 januari en 1 juli aangepast. Onder het minimumloon gaan mag niet, ook niet bij flexwerkers.

6. Arbo, RI&E en BHV

Je werknemer heeft recht op een gezonde en veilige werkplek. Je moet een arbodeskundige inschakelen, zoals een bedrijfsarts of arbodienst. Verder moet je een preventiemedewerker aanstellen; heb je 25 of minder werknemers, dan mag je dat zelf zijn. Je maakt een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en regelt bedrijfshulpverlening (BHV). Voor thuiswerk gelden lichtere arbo-regels.

7. Pensioen en privacy

In sommige sectoren moet je een pensioenregeling aanbieden via een bedrijfstakpensioenfonds, en voor sommige beroepen geldt dat ook. Geldt dat niet voor jou, dan kies je zelf of je een regeling aanbiedt. Ook de persoonsgegevens van je werknemer moet je beschermen: onder de AVG vallen screening, werving en het personeelsdossier. Bewaar het personeelsdossier daarom afgesloten en geef alleen mensen toegang die het nodig hebben.

Wat het je kost naast het salaris

Het salaris is niet het enige bedrag dat je afdraagt. Over het loon houd je loonheffingen in en betaal je premies voor volksverzekeringen, werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw, allemaal aan de Belastingdienst. Daar komen kosten bij voor de arbodeskundige, een eventuele verzuimverzekering en een pensioenregeling als jouw sector die verplicht stelt. Reken die posten mee voordat je een salaris toezegt.

Wat dit voor een eenmanszaak betekent

Heb je een eenmanszaak, dan ben je volgens de KVK privé aansprakelijk. Bij een bedrijfsongeval, langdurige ziekte of arbeidsongeschiktheid van je werknemer kunnen de kosten bij jou terechtkomen. Je kunt je daartegen verzekeren, bijvoorbeeld met een verzuimverzekering. Mogelijk kun je loonkostenvoordeel (LKV) of loonkostensubsidie gebruiken, bijvoorbeeld bij werknemers ouder dan 56 jaar of met een arbeidsbeperking.

Veelgestelde vragen

Moet ik mijn werknemer aanmelden bij de KVK?

Ja. De KVK wil elke verandering in het aantal mensen dat voor je werkt weten, zodat je gegevens kloppen. Dat doe je met het wijzigingsformulier.

Wanneer meld ik me aan bij de Belastingdienst?

Uiterlijk op de dag waarop de eerste werknemer begint.

Mag ik zelf preventiemedewerker zijn?

Ja, als je 25 of minder werknemers hebt.

Begin bij de aanmelding bij de Belastingdienst, want zonder loonheffingennummer kun je de loonaangifte niet doen. Plan de RI&E en het gesprek met een arbodeskundige in dezelfde week.